Tu te dis que tu l'écriras plus tard, mais ce « plus tard » n'arrive jamais. C’est parce que la mémoire n’est pas fiable, surtout avec l’agitation de la vie. Une habitude de journalisation efficace commence par des rappels intelligents qui vous alertent au bon moment pour enregistrer ces pensées fugaces avant qu'elles ne disparaissent. Utiliser des applications de rappel, définir des alertes et fixer des heures spécifiques pour noter des idées est une stratégie efficace pour garantir qu'aucune idée importante ne se perde.
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Nous sommes constamment bombardés d’informations et de distractions : notifications, e-mails, publicités et l’attrait omniprésent des médias sociaux. Ce flux constant nous distrait et nous fait facilement oublier des tâches, des idées ou des engagements importants. Ce qui rend les choses encore pires, c’est que les grandes idées nous viennent souvent au moment où nous nous y attendons le moins.
L'habitude de tenir un journal s'inspire de la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen, qui souligne l'importance d'écrire les tâches et les idées dans un système fiable dès qu'elles viennent à l'esprit pour libérer de l'espace mental.
Bien qu’elle trouve son origine dans le fait de « faire avancer les choses », l’habitude de tenir un journal est polyvalente et peut être intégrée à n’importe quel système de productivité.
Cependant, une bonne habitude de journalisation ne consiste pas à noter des idées et des tâches dans des cahiers, des notes autocollantes ou des applications aléatoires. Cette approche conduit souvent au chaos et à la perte de détails. Il s’agit plutôt de décharger intentionnellement et systématiquement tout dans un système externe fiable qui s’aligne sur votre style de vie et votre flux de travail.
Cela garantit que tout est stocké dans un emplacement central, ce qui facilite l'accès, l'organisation et l'action au bon moment. L'application Rappels d'Apple est un excellent outil que j'utilise comme système tiers fiable pour noter rapidement des éléments et les améliorer. Système de gestion des connaissances personnelles le mienne.
Pourquoi? Tout d’abord, il est gratuit et intuitif, ce qui le rend accessible à toute personne possédant un appareil Apple. Deuxièmement, il se synchronise sur tous mes appareils Apple, ce qui me permet de noter des idées sur mon iPhone en déplacement et de les organiser plus tard sur mon Mac. Troisièmement, sa simplicité me permet d’ajouter rapidement des tâches ou des notes sans être encombré par des fonctionnalités inutiles.
Pour profiter pleinement des fonctionnalités de l'application Rappels pour noter rapidement des éléments, il est important de la configurer pour une utilisation optimale. Voici comment procéder.
Créer une liste de capture personnalisée (boîte de réception)
Les listes dans l'application Rappels sont une fonctionnalité puissante pour Organiser et classer les tâches connexes.. La première étape pour démarrer une routine de capture consiste à créer une liste personnalisée appelée Capturer ou boîte de réceptionOu mieux encore, renommez la liste. Des rappels Virtualisation.
Cette étape est essentielle car la liste Des rappels La valeur par défaut est l'endroit où les tâches sont automatiquement ajoutées lorsque vous utilisez Siri ou d'autres méthodes. Ainsi, même si vous pouvez créer une autre liste personnalisée pour récupérer des éléments, vos tâches ne seront pas automatiquement récupérées à cet endroit.
Renommer une liste est utile. Des rappels par défaut à quelque chose comme boîte de réception ou Capturer Pour clarifier son objectif et le rendre plus facile à intégrer dans votre flux de travail.
Voici comment renommer votre liste de rappels par défaut :
- Ouvrez l’application Rappels sur votre Mac.
- Localiser la liste Des rappels Par défaut dans la barre latérale sous Mes listes.
- Cliquez avec le bouton droit (ou maintenez la touche Ctrl enfoncée) sur le menu et sélectionnez Renommer.
- Entrez un nom comme boîte de réception ou CapturerEt sélectionnez Couleur وsymboleEt puis appuyez sur Ok.
Une fois que vous avez une liste préparée Capturer Dédié, il devient un espace de stockage temporaire pour toutes les tâches et idées entrantes et non traitées. Considérez-le comme un espace de stockage numérique où vous pouvez rapidement vider tout ce qui vous vient à l’esprit sans vous soucier de l’organisation immédiate.
À l’avenir, chaque fois que vous utiliserez Siri, le widget Rappels, la feuille de partage ou tout autre moyen d’ajouter des tâches, elles seront automatiquement ajoutées à votre liste. boîte de réception ou Capturer. À partir de là, vous pouvez les consulter et les organiser dans des listes pratiques lors de sessions de révision quotidiennes ou hebdomadaires.
Planifiez des révisions quotidiennes ou hebdomadaires pour traiter les tâches à accomplir enregistrées.
L'objectif de l'enregistrement des tâches et des idées est de les sortir de votre esprit et de les intégrer dans un système fiable, vous permettant de vous concentrer sur ce qui est le plus important. Cependant, étant donné que vous pouvez toujours oublier ces éléments enregistrés et ainsi manquer vos délais, le système ne fonctionne que si vous revenez constamment pour revoir et organiser ce que vous avez enregistré.
Il est donc nécessaire de planifier un processus de révision quotidien ou hebdomadaire. Pour compléter votre liste de tâches de manière cohérente et efficace.
Cette revue vous permet de revoir vos tâches enregistrées, de clarifier leur objectif et de les organiser en catégories ou projets dédiés. Il vous permet également de définir des délais, de déléguer des tâches ou de supprimer des éléments qui ne sont plus pertinents.
La fréquence de vos révisions dépend de votre flux de travail et du volume de tâches que vous gérez. Vous pouvez préférer un examen quotidien rapide ou opter pour un examen hebdomadaire plus complet pour la planification. Quelle que soit votre préférence, l’essentiel est de choisir un jour et une heure cohérents pour vos évaluations et de vous y tenir.
Voici comment planifier une révision quotidienne ou hebdomadaire dans l'application Rappels :
- Ouvrir une application Des rappels Accéder à la liste Articles entrants (capture).
- Cliquez sur un tag + (plus) Dans le coin supérieur droit pour ajouter un nouveau rappel. Entrez un titre, tel que Revue hebdomadaire ou Revue quotidienne, selon vos préférences.
- Cliquez sur l'icone المعلومات(I) à côté du rappel.
- Cochez la case En un jour.
- Ensuite, cochez la case. À la fois Précisez l’heure précise à laquelle vous souhaitez terminer votre évaluation.
- Réglez le rappel pour qu'il se répète afin qu'il apparaisse automatiquement dans votre emploi du temps.
- Cliquez sur le menu déroulant Répéter Et sélectionnez Personnalisé en bas.
- Dans le menu contextuel suivant, sélectionnez Tous les jours ou Hebdomadaire. Si vous choisissez Hebdomadaire, choisissez le jour de la semaine où vous souhaitez terminer votre révision.
- Cliquez Ok.
En configurant un rappel de révision récurrent, vous créez une routine structurée qui vous aide à traiter et à organiser régulièrement vos tâches à accomplir. Cela vous permet également de maintenir un système de ramassage propre et organisé, de réduire l’encombrement mental et d’aborder chaque jour ou chaque semaine en toute confiance.
Comment enregistrer rapidement des éléments dans l'application Rappels
L’essence de l’enregistrement des tâches et des idées est la rapidité : vous souhaitez ajouter des éléments à votre application Rappels le plus rapidement possible pour éviter de les oublier. L'application Rappels propose plusieurs façons d'enregistrer des éléments sans effort, notamment :
1. Utilisez Spotlight pour ouvrir les rappels
Bien que l'application Rappels n'offre pas actuellement de raccourci clavier à l'échelle du système (comme le raccourci Entrée rapide dans OmniFocus) pour ajouter rapidement des tâches, Spotlight offre une alternative raisonnable. Bien que cette méthode implique quelques étapes supplémentaires par rapport au raccourci clavier personnalisé, elle reste un moyen fiable d'ouvrir rapidement les rappels et de commencer à capturer des tâches.
Pour ouvrir l’application Rappels à l’aide de Spotlight, appuyez sur Commande + Espace Sur votre Mac, tapez Rappels Et presse Entrer Pour ouvrir l'application et ajouter votre tâche.
2. Utilisez Siri pour ajouter des tâches en mode mains libres
Siri est l’un des meilleurs moyens d’enregistrer des éléments dans l’application Rappels, surtout lorsque j’ai les mains pleines. Il vous suffit d’activer Siri en disant « Dis Siri », suivi de la tâche. Par exemple:
Dis Siri, rappelle-moi d’appeler le plombier à 9 heures du matin vendredi.
Dis Siri, rappelle-moi d’envoyer un e-mail à un client demain à 10 heures.
Si vous renommez la liste des rappels par défaut en Récupérer ou Boîte de réception (comme indiqué ci-dessus), toutes les tâches ajoutées via Siri seront automatiquement placées directement dans cette liste. Vous pouvez également définir des listes personnalisées pour organiser vos tâches avec Siri, par exemple en disant : « Dis Siri, ajoute « acheter du lait » à ma liste de courses. »
3. Configurer un widget d'accès rapide
Ajout de widgets interactifs sur le bureau de votre Mac Il sert de raccourci visuel qui garde vos outils préférés à portée de main. L'ajout d'un widget Rappels à votre bureau vous permet d'afficher et de compléter rapidement les rappels et d'ouvrir l'application.
Pour ajouter un widget Rappels sur le bureau de votre Mac, cliquez avec le bouton droit de la souris et maintenez la touche Ctrl enfoncée sur l'arrière-plan du bureau, puis choisissez Modifier les éléments de l'interface utilisateur Pour ouvrir le navigateur d’éléments d’interface utilisateur. Rechercher Des rappelsSélectionnez ensuite la taille du widget que vous préférez et faites-le glisser sur votre bureau.
Bien que le widget Rappels vous permette principalement d'afficher et de terminer directement les tâches terminées, vous pouvez également appuyer sur le widget pour ouvrir rapidement l'application Rappels et ajouter de nouveaux éléments comme d'habitude.
Avoir une forte habitude de tenir un journal est une technique de productivité qui vous permet de retrouver votre clarté d’esprit et de vous concentrer sur ce qui compte le plus. Grâce à ces conseils, vous pouvez facilement utiliser l’application Rappels pour noter et organiser les tâches sur votre Mac.
