Si vous travaillez en équipe et avez besoin de communiquer et de partager des e-mails plus efficacement avec vos collègues, l'ajout d'une boîte aux lettres partagée dans Outlook peut être la solution parfaite. Ce qui aidera à gérer facilement les messages entrants et sortants, à faciliter la collaboration et à réduire le risque de perte d'informations importantes.
Si vous avez accès à une boîte aux lettres partagée depuis votre organisation, vous devrez l'ajouter à votre client Outlook. Découvrez comment le faire sur macOS, Windows 11 et le Web. vérifier Des moyens simples de personnaliser Outlook et de l'adapter à vos préférences.
Liens rapides
Qu’est-ce qu’une boîte aux lettres partagée et pourquoi est-elle utile ?
Une boîte aux lettres partagée, similaire à une boîte de réception partagée, est simplement une adresse e-mail à laquelle les utilisateurs autorisés peuvent accéder depuis leur client Outlook sur ordinateur et sur le Web. Lorsque quelqu'un répond à un message envoyé à une boîte aux lettres partagée, il semble provenir de l'adresse partagée et non d'un utilisateur individuel.
Vous souhaiterez peut-être utiliser une boîte aux lettres partagée pour plusieurs raisons. Premièrement, il peut être utilisé comme boîte de réception centrale, où tous les e-mails envoyés à une adresse particulière arrivent dans une seule boîte aux lettres. Si une organisation dispose de différents services, tels que les ressources humaines, le support, les finances et l'informatique, chacun peut utiliser sa propre boîte aux lettres partagée.
Vous pouvez temporairement convertir une boîte aux lettres ordinaire en boîte aux lettres partagée pour économiser sur les coûts de licence. Vous pouvez également en utiliser un comme compte de messagerie sans réponse ou comme application de calendrier d'équipe partagée sur le client Outlook classique.
Il existe cependant certaines limites. Par défaut, chaque boîte aux lettres partagée dispose de 50 Go d'espace de stockage. Si vous dépassez la limite, une licence supplémentaire est requise pour allouer plus d'espace de stockage. Même si une boîte aux lettres partagée peut contenir jusqu'à 25 utilisateurs à la fois, elle peut rencontrer des difficultés si trop d'utilisateurs y accèdent en même temps.
Comment ajouter une boîte aux lettres partagée à Outlook sous Windows
Avant de pouvoir ajouter une boîte aux lettres partagée à Outlook, votre administrateur Office 365 doit accorder l'autorisation nécessaire à votre compte. Une fois cela fait, la boîte aux lettres partagée apparaîtra dans votre compte la prochaine fois que vous démarrerez Outlook.
Sinon, vous pouvez l'ajouter manuellement :
- Dans Outlook, cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre compte et choisissez Ajouter un dossier partagé ou une boîte aux lettres .
- Dans la boîte de dialogue Ajouter un dossier partagé ou une boîte aux lettres, entrez l'adresse de la boîte aux lettres partagée. Puis cliquez "Ajouter".
- Après un moment, votre boîte aux lettres partagée devrait apparaître au bas de votre compte de messagerie. Si vous voyez une erreur d'autorisation, contactez votre administrateur Office 365 pour vous assurer que vous disposez de l'accès nécessaire.
Si vous ne voyez pas immédiatement la boîte aux lettres partagée, cliquez pour développer le dossier Partagé avec moi pour l'afficher. Il s'agit de l'affichage par défaut dans le nouveau client Outlook. Malheureusement, il n'existe aucun moyen de le supprimer du dossier Partagé avec moi et de le faire ressembler à un compte privé, comme c'est le cas avec le client Outlook classique.
Pour envoyer des messages électroniques via la boîte aux lettres partagée ou en tant que boîte aux lettres partagée, cliquez sur Nouveau courrier. Cliquez ensuite sur le menu déroulant De et sélectionnez l'adresse de la boîte aux lettres partagée. Tapez votre e-mail et cliquez sur « Envoyer ».
Ajouter une boîte aux lettres partagée à Outlook classique
Si vous utilisez le client Outlook classique, vous pouvez y ajouter une boîte aux lettres partagée en suivant ces étapes :
- Ouvrez le client Outlook classique, cliquez sur Fichier, cliquez sur Paramètres du compte et choisissez à nouveau Paramètres du compte.
- Dans la boîte de dialogue Paramètres du compte, sélectionnez votre compte de messagerie professionnel, puis cliquez sur Modifier.
- Choisissez plus Paramètres -> Avancé -> Ajouter.
- Saisissez l'adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée et cliquez sur OK.
- Cliquez sur « Appliquer » et « OK » pour enregistrer les modifications.
- Choisissez « Suivant » -> « Terminer » -> « Fermer ».
Si l'option Ajouter est grisée, vous avez probablement plusieurs comptes Exchange configurés dans le même profil Outlook. Pour résoudre ce problème, créez un nouveau profil et ajoutez uniquement le compte associé à la boîte aux lettres partagée. Une fois terminé, l’option « Ajouter » devrait être disponible.
Pour créer un nouveau profil Outlook :
- Aller à Fichier -> Paramètres du compte -> Gérer le profil.
- Dans la boîte de dialogue Configuration de la messagerie, cliquez sur Afficher les profils.
- Sous l'onglet Général, cliquez sur Ajouter, entrez un nom pour le nouveau profil, puis cliquez sur OK.
- Saisissez les détails du compte associé à la boîte aux lettres partagée que vous souhaitez ajouter. Alors, entrez votre nom, votre adresse e-mail et votre mot de passe et cliquez sur « Suivant ». Suivez les instructions à l'écran pour terminer l'ajout du compte.
- Revenez à la boîte de dialogue Courrier et cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Une fois votre nouveau profil prêt, répétez les étapes pour ajouter une boîte aux lettres partagée. Pour changer de profil Outlook, accédez à Fichier -> Paramètres du compte -> Modifier le profil, puis cliquez sur OK pour fermer Outlook. Redémarrez Outlook, puis choisissez votre profil préféré et cliquez sur OK.
Comment ajouter une boîte aux lettres partagée à Outlook sur macOS
L'ajout d'une boîte aux lettres partagée à votre client Outlook sur macOS est un processus simple. Voici comment procéder :
- Ouvrez le client Outlook et cliquez sur Menu OutilsEt sélectionnez Les comptes.
- Sélectionnez le compte qui a accès à la boîte aux lettres partagée. Ensuite, choisissez Délégation et participation.
- Ouvrez l'onglet « Partagé avec moi ».
- Cliquez sur l'icône plus (+) pour ajouter une boîte aux lettres partagée ou déléguée.
- Tapez l'adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée et choisissez-la dans le résultat de la recherche.
- Cliquez "Ajouter". Outlook vérifiera les autorisations nécessaires et ajoutera la boîte aux lettres partagée. Une fois terminé, cliquez sur Fait.
La nouvelle boîte aux lettres partagée apparaîtra en tant que compte distinct sous votre compte Outlook existant. vérifier Comment rappeler ou remplacer un message électronique envoyé dans Outlook.
Ajouter une boîte aux lettres partagée à Outlook classique sur Mac
L'ajout d'une boîte aux lettres partagée à l'ancien Outlook sur votre Mac est un peu différent. Voici comment procéder :
- Dans l'ancien client Outlook, ouvrez un menu Outils Et sélectionnez Les comptes.
- Cliquez pour ouvrir Options avancées Puis ouvrez l'onglet Commissaires.
- Cliquez sur le bouton + (Ajouter).
- Tapez le nom de votre boîte aux lettres ou adresse e-mail partagée et sélectionnez-la.
- Cliquez "Ajouter" Puis cliquez sur Ok Pour enregistrer les modifications.
Comment ajouter une boîte aux lettres partagée à Outlook sur le Web
Si vous utilisez Microsoft Outlook Online, suivez ces étapes pour ajouter une boîte aux lettres partagée :
- Connectez-vous à Perspectives Sur le web.
- Dans le volet latéral, cliquez avec le bouton droit Dossiers Et sélectionnez Ajouter un dossier partagé ou une boîte aux lettres.
- Dans la boîte de dialogue contextuelle, saisissez et sélectionnez l'adresse de la boîte aux lettres partagée. Puis cliquez "Ajouter".
L'ajout d'une boîte aux lettres partagée dans Outlook vous permet, à vous et à vos collègues, de gérer le courrier électronique plus efficacement, facilitant ainsi la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe. En suivant des étapes simples, vous pouvez activer cette fonctionnalité et en bénéficier pour organiser vos messages et simplifier votre travail quotidien. Vous pouvez voir maintenant Comment rendre Outlook moins distrayant avec ces conseils rapides.
