La plupart des utilisateurs d'Excel pensent qu'atteindre rapidité et efficacité passe par la mémorisation de centaines de formules et de fonctions complexes. Je le pensais aussi, jusqu'à ce que je découvre que trois fonctions de base suffisent à remplacer un large éventail de formules auxquelles je suis habitué. Ces trois fonctions ont radicalement changé ma façon de travailler dans Excel, me faisant gagner beaucoup de temps et d'efforts. Si vous cherchez des moyens de simplifier votre travail et d'améliorer votre productivité dans Excel, voici quelques conseils précieux.
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3. XLOOKUP : la fonction de recherche moderne dans Excel
Vous souvenez-vous de l'époque où la fonction RECHERCHEV vous obligeait à compter les colonnes pour déterminer le numéro d'index ? Ou de l'époque où vous vouliez rechercher des données à gauche de la colonne clé et que vous deviez réorganiser toute votre feuille de calcul ? Ces problèmes sont désormais résolus.
La fonction XLOOKUP est la solution moderne d'Excel pour chaque Erreurs RECHERCHEVPlus simple et plus flexible, il est disponible dans Excel 365, Excel 2021 et versions ultérieures. Au lieu de gérer des numéros de colonnes ou des contraintes de tendance, il vous suffit de spécifier trois éléments : le contenu de la recherche, son emplacement et le résultat souhaité.
Voici la formule de base de la fonction XLOOKUP :
2. SOMME.SI.ENS/COMPTE.SI.ENS : vos puissants outils d'analyse conditionnelle dans Excel
Si vous continuez à filtrer vos données à chaque fois que vous avez besoin d'une somme ou d'un comptage rapide, vous investissez trop d'efforts. Les fonctions SOMME.SI.ENS et NB.SI.ENS sont des outils importants, souvent négligés, notamment pour les rapports de ventes, les budgets et tout ensemble de données nécessitant des calculs conditionnels.
Imaginez que votre responsable vous demande : « Quel est le montant total de nos ventes en Asie pour les produits de plus de 150 $ commandés en ligne ? » Au lieu de créer trois filtres potentiellement erronés, vous pouvez répondre en une seule ligne grâce à la fonction SOMME.SI.ENS :
Par exemple:
Cette formule additionne toutes les valeurs de la colonne L où la colonne A est égale à « Asie », la colonne J est supérieure à 150 et la colonne D est égale à « En ligne ».
Assurez-vous de placer vos critères entre guillemets si vous testez des valeurs de texte.
La fonction NB.SI.ENS fonctionne de la même manière, sauf qu'elle renvoie le nombre de lignes qui répondent à vos conditions :
Par exemple:
Au lieu d'obtenir un montant comme dans la fonction SOMME.SI, vous obtiendrez le nombre de commandes en provenance d'Asie qui ont été commandées en ligne et dont le prix unitaire était supérieur à 150 $.
Les fonctions SOMME.SI.ENS et NB.SI.ENS prennent également en charge les caractères plutôt que les valeurs. Par exemple, vous pouvez compter tous les pays commençant par « T » et tous les produits, sauf les fruits :
Les caractères sont utiles au lieu de valeurs, mais ils reposent sur des données propres. Si votre jeu de données contient des majuscules ou des minuscules incohérentes, ou des caractères masqués, vos résultats peuvent être erronés. Nettoyer rapidement une feuille Excel désorganisée Cela vous évitera bien des ennuis plus tard.
L'avantage de SOMME.SI.ENS et NB.SI.ENS réside dans leur non-destructivité des données d'origine. Vous ne modifiez ni ne corrompez jamais l'ensemble de données d'origine. Et pour plus de complexité, Excel prend en charge jusqu'à 127 paires de critères.
Ainsi, que vous vérifiiez « Combien de clients ont dépensé plus de 500 $ au cours des 30 derniers jours ? » ou « Quel est le revenu total des commandes en ligne d'accessoires de moins de 50 $ en Amérique du Nord ? », ces deux fonctions vous donneront la réponse instantanément.
1. Fonction FILTRE dans Excel : filtrez les données facilement et professionnellement
La fonction FILTRE est un ajout puissant et unique à Excel, qui révolutionne la façon de filtrer les données. Au lieu d'étapes complexes nécessitant de cliquer dans des menus et de définir des conditions, la fonction FILTRE exécute tout cela en une seule formule simple :
Supposons que vous souhaitiez afficher les revenus des ventes dont le prix unitaire dépasse 600 $ :
Ou dans un ensemble de données réel :
Les nombres correspondant à vos critères apparaîtront immédiatement. Si une valeur ne correspond pas aux critères, vous pouvez ajouter un message alternatif à la place d'une erreur :
Tout comme SOMME.SI, la fonction FILTRE n'est pas limitée à une seule condition. Vous pouvez utiliser la logique OU (au moins une condition doit être vraie) ou la logique ET (toutes les conditions doivent être vraies). Voici quelques exemples simples :
